Curierul are preluarea programată după-amiază, iar până atunci continuă să primească comenzi. Unele pot fi procesate imediat, altele așteaptă o clarificare, iar cele primite după ora-limită rămân pentru următoarea zi de lucru.
Fără o regulă clară, echipa poate reveni de mai multe ori asupra acelorași comenzi sau poate descoperi prea târziu că un colet care trebuia să plece a rămas în magazin.
Totul pornește de la ora de preluare și de la timpul de pregătire a coletelor.
Ora-limită pornește de la ora de preluare
Termenul intern și ora de preluare sunt două momente diferite.
Prima stabilește până când mai poate intra o comandă în fluxul de expediere al zilei. A doua este ora la care curierul preia coletele pregătite. Între ele trebuie să rămână timpul necesar pentru verificarea informațiilor, pregătirea produselor și emiterea documentelor de transport.
Intervalul necesar diferă în funcție de volumul comenzilor și de modul în care este organizată activitatea magazinului.
Stabilește termenul pornind de la timpul efectiv de pregătire. Dacă preluarea este la 16:00, iar un lot de comenzi durează în mod obișnuit o oră și jumătate, ultimele comenzi intră în expedierea zilei până la 14:30. Măsoară câteva zile cât durează efectiv fiecare etapă, apoi ajustează.
În perioadele aglomerate, ora de închidere a comenzilor poate fi mutată mai devreme. O campanie, Black Friday sau zilele dinaintea sărbătorilor pot aduce mai multe comenzi decât poate procesa magazinul în intervalul obișnuit.
Dacă se schimbă, informația afișată clienților trebuie actualizată în același sens. Afișează „expediere în aceeași zi” doar pentru comenzile care ajung la curier în ziua respectivă. Mențiunea se referă la expedierea coletului, nu la livrarea lui către destinatar în aceeași zi.
Separarea comenzilor înainte de expediere
După stabilirea orei-limită, comenzile pot fi împărțite în două categorii: cele care pot fi pregătite pentru preluarea din ziua respectivă și cele care nu pot continua încă.
În prima categorie intră comenzile pentru care informațiile necesare sunt complete, produsul este disponibil, iar magazinul nu mai așteaptă modificări din partea clientului.
O comandă rămâne temporar în afara lotului în aceste situații:
- lipsesc datele necesare pentru livrare (adresă incompletă, telefon lipsă);
- produsul nu are stoc confirmat;
- clientul a cerut o modificare și magazinul încă nu a procesat-o;
- datele din comandă nu se potrivesc între ele (de exemplu, adresa de livrare diferă de cea din cont).
Pentru fiecare comandă care nu poate continua, notează motivul concret. „De verificat” nu spune ce mai trebuie făcut. „Lipsește numărul apartamentului” sau „produs indisponibil” arată imediat de ce s-a oprit procesarea.
Înainte să generezi AWB-ul, verifică cu atenție cine figurează ca expeditor și destinatar.
Ce faci când ai mai multe preluări în aceeași zi
Dacă magazinul are mai multe preluări în aceeași zi, comenzile pot fi organizate după ora la care trebuie să fie gata, nu doar după momentul în care au fost plasate. Fiecare curier are propria oră de preluare, deci și propria oră internă.
De exemplu, dacă un curier ridică coletele la 14:00 și altul la 17:00, comenzile pentru primul curier se pregătesc mai întâi.
Pentru magazinele care folosesc mai mulți curieri, această separare poate fi făcută direct pentru fiecare curier. Păstrează coletele pregătite separate pe curieri, într-un loc marcat, până la predare.
La momentul fiecărei preluări, echipa poate identifica rapid coletele destinate operatorului respectiv și poate verifica dacă toate pachetele pregătite se află în zona de expediere.
De la AWB generat la colet predat
Momentul în care este generat AWB-ul depinde de platforma și de procesul folosite de magazin. În unele sisteme este generat automat, iar în altele după ce comanda a trecut de anumite verificări.
Indiferent de sistem, un AWB existent nu înseamnă că pachetul a fost deja predat curierului.
În evidența internă, este util să diferențiezi patru momente:
- Comanda este în lucru.
- AWB-ul este generat.
- Coletul este gata pentru preluare.
- Curierul a preluat coletul.
Trece numărul comenzii pe colet, ca să identifici imediat ce AWB îi aparține.
Dacă ai generat AWB-ul și coletul nu mai pleacă azi, notează acest lucru în evidență. Altfel, a doua zi nu vei ști dacă l-a preluat curierul sau dacă a rămas în magazin.
Ce verifici după ultima preluare
După ultima preluare, compară coletele pregătite cu cele ridicate de curier. Pentru fiecare colet rămas, notează motivul și următorul pas. Un status ca „în așteptare” nu spune ce trebuie făcut, iar echipa ajunge să caute din nou în istoricul comenzii.
Dacă același motiv apare în mai multe zile, verifică etapa în care se blochează comenzile. Uneori ora de închidere e prea aproape de preluare, alteori o etapă durează mai mult decât ai estimat. Nu există o oră-limită valabilă pentru toate magazinele, așa că decide pe baza propriilor date.
După predare, urmărirea continuă în sistemul de tracking, unde poate apărea statusul în tranzit. Interpretarea exactă a actualizărilor depinde de informațiile transmise de curier.