Odată cu creșterea comenzilor, depozitarea produselor, pregătirea coletelor și organizarea activității din depozit pot solicita tot mai multe resurse. Pentru un magazin online, fulfillmentul poate fi gestionat de propria echipă sau externalizat, integral sau parțial.
Cele două variante presupun costuri, resurse și moduri de lucru diferite. Pentru a le compara, este important să iei în calcul întregul proces, de la gestionarea stocului până la pregătirea și expedierea coletului.
Ce presupune un serviciu de fulfillment pentru eCommerce?
Un astfel de serviciu poate acoperi recepția mărfii, depozitarea, evidența stocului, identificarea produselor comandate, ambalarea și expedierea. În funcție de serviciile contractate, poate include și gestionarea produselor returnate.
După ambalare, coletul este predat curierului pentru transport către destinatar. În acest punct, activitatea din centrul logistic se leagă de etapa de livrare.
Distincția este utilă atunci când analizezi unde apar întârzieri, erori sau alte probleme în procesarea și livrarea unei expedieri.
Cum funcționează fulfillmentul intern?
În varianta internă, compania păstrează marfa în propriul spațiu și asigură resursele necesare pentru procesarea comenzilor. Tot ea stabilește modul de lucru și urmărește direct disponibilitatea produselor.
Cerințele diferă în funcție de sortiment. Un număr mare de SKU-uri, dimensiuni sau variante poate necesita o organizare mai atentă a spațiului și o evidență mai riguroasă decât în cazul unui portofoliu restrâns.
În acest model, personalul, echipamentele, materialele și sistemele folosite pentru aceste operațiuni rămân în responsabilitatea companiei.
Ce se schimbă când externalizezi?
În varianta externalizată, marfa ajunge într-un centru de fulfillment, unde este recepționată și depozitată. Când intră o comandă, produsele sunt identificate, pregătite și expediate conform condițiilor stabilite cu furnizorul.
Externalizarea nu presupune doar mutarea produselor într-un alt depozit. Pentru ca fulfillmentul pentru eCommerce să funcționeze, trebuie stabilit și modul în care circulă informațiile despre vânzări și inventar.
Datele necesare procesării pot ajunge la centrul logistic printr-o integrare cu platforma eCommerce sau printr-o altă metodă stabilită de părți. La rândul său, comerciantul are nevoie de informații actualizate despre produsele disponibile și despre expedierile procesate.
Sincronizarea devine importantă mai ales atunci când același inventar deservește mai multe canale de vânzare. Dacă un produs apare disponibil online, deși s-a epuizat, magazinul poate accepta o comandă pe care nu o poate procesa.
Cum calculezi costul de fulfillment?
Costul de fulfillment nu se rezumă la ambalajul folosit pentru fiecare comandă. În cazul gestionării interne, calculul poate include depozitul, personalul, echipamentele, consumabilele și soluțiile software utilizate pentru administrarea stocurilor și a comenzilor.
Unele dintre aceste cheltuieli rămân relativ constante chiar dacă numărul comenzilor variază. De aceea, este util să urmărești atât valoarea totală, cât și costul raportat la numărul de comenzi procesate într-o anumită perioadă.
În cazul externalizării, modul de tarifare diferă de la un prestator la altul și în funcție de serviciile contractate. Pot exista taxe pentru recepția mărfii, picking și packing, materiale de ambalare, retururi sau alte operațiuni. Condițiile exacte trebuie consultate în oferta și în contractul primite.
Pentru o comparație corectă, folosește același volum și aceleași cerințe pentru ambele variante. Tariful pentru pregătirea unei singure comenzi nu poate fi comparat direct cu totalul cheltuielilor interne dacă valorile nu includ aceleași activități.
Semne că procesarea internă începe să creeze probleme
Nu există un număr universal de comenzi de la care externalizarea devine necesară. Două afaceri cu volume similare pot avea produse, echipe și cerințe logistice foarte diferite.
Mai relevante sunt dificultățile care apar din nou și din nou. O parte dintre expedierile dintr-o zi pot fi amânate pentru ziua următoare. Găsirea produselor poate dura mai mult pe măsură ce sortimentul se extinde, iar erorile de picking sau de ambalare pot deveni mai frecvente.
Perioadele de vârf aduc o dificultate suplimentară. Poate fi nevoie de personal în plus pentru câteva săptămâni, fără ca aceeași capacitate să fie necesară în restul anului.
Contează și timpul pe care echipa îl alocă activităților din depozit. Dacă pregătirea comenzilor începe să consume resurse necesare altor activități ale afacerii, analiza costurilor ar trebui să includă și acest aspect.
Un singur astfel de semnal nu înseamnă că externalizarea este, automat, soluția potrivită. Dacă problemele se repetă sau apar simultan, acestea pot indica punctele în care modul actual de lucru devine dificil de susținut.
Ce verifici când compari servicii de fulfillment?
Prețul afișat nu reflectă întotdeauna ce vei plăti în practică. Atunci când compari servicii de fulfillment, află ce include fiecare tarif și ce se facturează separat.
Analizează modul în care sunt taxate recepția mărfii, depozitarea, picking-ul și ambalarea. Află dacă materialele sunt incluse și dacă există un volum sau un tarif minim lunar.
Dacă oferta prevede pregătirea în aceeași zi, verifică până la ce oră trebuie primită comanda și în ce situații nu se aplică termenul.
Clarifică și ce se întâmplă atunci când apar diferențe de inventar, produse deteriorate sau comenzi pregătite greșit. Contractul ar trebui să precizeze cine răspunde în fiecare situație și cum se soluționează problema.
Ia în calcul și modul de gestionare a retururilor. Află cum sunt recepționate produsele trimise înapoi, ce verificări se fac și în ce condiții pot fi introduse din nou în stoc.
Integrarea cu platforma magazinului este un alt aspect important. Interesează-te cum sunt transmise comenzile, cât de des se actualizează disponibilitatea produselor și ce informații ai la dispoziție despre expedițiile procesate.
Ce urmărești după predarea coletului către curier?
După predarea coletului către curier, devin relevante și alte informații decât cele legate de activitatea din depozit: timpul de livrare, statusul expedierii, rezultatele fiecărui operator și comenzile care ajung înapoi la expeditor.
Dacă lucrezi cu mai mulți curieri, rezultatele pot fi comparate separat pentru fiecare operator și pentru tipuri similare de expedieri.
Un alt indicator util este rata coletelor neridicate. Urmărită în timp, aceasta arată cât de frecvent comenzile expediate nu sunt preluate de către destinatari.
Analizarea separată a acestor date te ajută să identifici dacă problema apare înainte sau după predarea coletului către curier.
Cum iei o decizie pe baza propriilor date?
Înainte de a schimba modul de lucru, calculează costul activităților gestionate intern. Pentru comparație, cere oferte construite pentru volume și cerințe apropiate de cele ale afacerii tale.
Analizează și ce responsabilități ar urma să fie preluate de către prestator. Un tarif mai mic pentru o anumită operațiune nu este suficient pentru a compara două variante care includ servicii diferite.
Puse pe aceeași bază, aceste informații îți permit să vezi ce costuri rămân în companie, ce activități sunt externalizate și cum se schimbă administrarea comenzilor. Decizia poate fi luată apoi în funcție de situația concretă a afacerii, fără a porni de la un prag general de comenzi.